회사 임직원들의 부정한 행위가 의심되거나 회사 내 법적 분쟁이 발생한 경우 등, 주주는 상법상 이사해임청구권(제385조), 위법행위유지청구권(제402조), 대표소송권(제403조) 등 여러 권한을 행사할 수 있다. 이런 소수주주권을 제대로 행사하기 위해서는 회사의 업무나 재산 상태에 대해 정확한 지식과 적절한 정보를 알고 있어야 하는데, 이를 위해 상법은 회계장부 등 열람 · 등사청구권을 규정하고 있다. 100분의 3 이상(상장회사인 경우 6개월 전부터 계속하여 발행주식 총수의 0.1% 이상, 자본금이 1,000억 원 이상인 대형상장회사의 경우에는 6개월 전부터 계속하여 발행주식 총수의 0.05% 이상)에 해당하는 주식을 가진 주주는 상법 제466조에 의해 회계장부와 서류의 열람 또는 등사를 ‘서면’으로 ‘이유’를 붙여 청구할 수 있고, 회사는 위 청구가 부당함을 증명하지 아니하면 이를 거부하지 못한다. 즉, 회계장부 등 열람 · 등사청구권은 각종 주주권의 행사를 위한 첫 단추이며, 가처분이 인용되면 본안판결 필요성이 없어지므로 고도의 만족적 성격을 가지기에 본소보다는 가처분으로 주로 이루어진다.

 회계장부 열람 · 등사청구가 회사 경영진에 대한 형사고소나 민사소송의 전제절차로서 활용되거나 경영권 분쟁 등 분쟁상황에서 활용되기 때문에 가족회사 등 소규모 회사의 경우에는 가처분 인정을 받더라도 ‘배 째라’거나 관련 자료가 없다는 식으로 발뺌하기가 쉽다. 특히 가처분 인용 후 집행단계에서 주문에 있는 별지 내용만 제공하겠다는 식으로 할 수 있으므로 청구범위를 제대로 특정해 놓는 것이 바람직하다. 

 회계장부 열람 · 등사 신청을 하게 되면, 사실관계와 자료가 필요한 이유를 구체적으로 적시하여야 하며, 그 이유 기재의 정도에 대하여는 대법원은 “회계장부와 서류를 열람 · 등사시키는 것은 회계 운영상 중대한 일이므로 그 절차를 신중하게 함과 동시에 상대방인 회사에 열람 · 등사에 응하여야 할 의무의 존부 또는 열람 · 등사를 허용하지 아니하면 안 될 회계장부 및 서류의 범위 등의 판단을 손쉽게 하기 위하여 그 이유를 구체적으로 기재하여야 한다(대법원 1999. 12. 21. 선고 99다137 판결 등 참조).”고 판시하여 구체적으로 기재하여야 한다고 하였고, 최근 “주주가 제출하는 열람 · 등사청구서에 붙인 ‘이유’는 회사가 열람 · 등사에 응할 의무의 존부를 판단하거나 열람 · 등사에 제공할 회계장부와 서류의 범위 등을 확인할 수 있을 정도로 열람 · 등사청구권 행사에 이르게 된 경위와 행사의 목적 등이 구체적으로 기재되면 충분하고, 더 나아가 그 이유가 사실일지도 모른다는 합리적 의심이 생기게 할 정도로 기재하거나 그 이유를 뒷받침하는 자료를 첨부할 필요는 없다(대법원 2022. 5. 13. 선고 2019다270163 판결)”고 하여 그 구체성의 기준을 완화한 바 있다. 이에 따라 청구가 허위이거나 부당함이 명백한 경우가 아니라면 인용되기 쉬워, 주주의 회사에 대한 소송이 보다 활성화되고 회사의 방어 부담이 커졌다. 

 상법 제466조는 열람 · 등사의 대상을 ‘회계장부와 서류’라고만 규정하고 있어 그 허용범위가 문제되는데, 상법 제466조 제1항에서 정하고 있는 소수주주의 열람 · 등사청구의 대상이 되는 ‘회계의 장부 및 서류’에는 소수주주가 열람 · 등사를 구하는 이유와 실질적으로 관련이 있는 회계장부와 그 근거자료가 되는 회계서류를 가리킨다. 회계장부 이외에 분개장, 전표, 일계표, 총계정원장, 계정별원장이 포함되고, 회계서류에는 계약서, 주문서, 대금청구서, 영수증, 세금계산서, 입금표, 지출결의서, 납품서 등 거래의 내용을 직접 담고 있는 서류가 포함된다. 내부보고서, 품의서나 회의록, 서신이나 의향서, 실사자료 등은 포함되지 않는다. 열람 · 등사제공의무를 부담하는 회사의 출자 또는 투자로 성립한 자회사의 회계장부라 할지라도 그것이 모자관계에 있는 모회사에 보관되어 있고, 또한 모회사의 회계상황을 파악하기 위한 근거자료로서 실질적으로 필요한 경우에는 모회사의 회계서류로서 모회사 소수주주의 열람 · 등사청구의 대상이 될 수 있다(대법원 2001. 10. 26. 선고 99다58051 판결). 신청 취지에 부속서류의 범위를 특정해서 ‘간접강제’와 함께 신청하는 것이 필요하다.

박주현 변호사